Firemních dat exponenciálně přibývá: Kam s nimi a jak je správně zálohovat?

Jsou stále různorodější a přibývá jich. Firemní data. Stále více jich generují pokročilé analytické nástroje, AI, strojové učení, ale jejich objem raketově roste i kvůli pokračující automatizaci a digitalizaci a v posledních měsících kvůli pandemii a práci z domova. Stojí a padá na nich byznys každé firmy. Ano, i té vaší. A jak s trochou nadsázky říkají odborníci: „Mnoho firem si hodnotu a důležitost svých dat uvědomí až ve chvíli, kdy k nim nemůžou, nebo o ně přijdou.“ V takové chvíli každá minuta a hodina v datovém vakuu pekelně bolí. Finančně i reputačně.

Už studie z roku 2014 hlásila, že se objem firemních dat v dalších dvou letech ztrojnásobí. Hovořilo se o těžko představitelných desítkách bilionů gigabajtů. A jízda po datové dálnici dál zrychluje – oproti roku 2020 prý firmy uloží v roce 2021 o dalších téměř 50 % dat víc.

Ukládáte na vlastní technologie, nebo do cloudu?

Ptáte se kam? Mnohé z nich na vlastní hardware. Přibývá ale těch, které data svěřují do péče profíků. I v Česku průběžně roste zájem o cloudová uložiště. Podle mezinárodní výzkumné společnosti IDC už na jaře 2020 celých 45 % českých firem s více než 100 zaměstnanci hlásilo, že data ukládají do cloudového uložiště.

A je to logické: Přesunem hardwaru do profesionálního datového centra přestávají řešit nejen ideální podmínky pro jeho uložení (prostředí v datových centrech je bezprašné, s ideální vlhkostí mezi 30 až 70 % a také se stabilní teplotou v sálech i výkonnou klimatizací), ale i z velké části i bezpečnost. A to včetně fyzického zabezpečení: Datové centrum je chráněné před zloději, ale také před požáry, nebo překopnutím datové linky.

Přečtěte si o unikátním prostředí datového centra víc: Datové centrum: Nedostupná pevnost, kde vstup střeží biometrická čtečka a požár se uhasí sám

Pokud firma namísto housingu vlastních technologií rovnou zvolí i pronájem hardwaru, škrtají si její IT specialisté ze seznamu povinností také nákup a pravidelnou správu fyzických serverů. O vše se starají právě zaměstnanci datového centra.

Kyber útoků přibývá, chraňte proto firemní data

Kromě toho, že firmy řeší, kam s daty, měly by řešit i jejich bezpečnost, a to hned ve dvou rovinách: Z pohledu kybernetického zabezpečení a z pohledu zálohování dat.

Podle expertů na IT bezpečnost byl rok 2020 rokem smutných rekordů – minimálně z pohledu počtu ransomwarových útoků, kterým firmy musely čelit. Množství vyděračských útoků na firmy pak kulminovalo v posledním čtvrtletí 2020. Přesto si podle našeho průzkumu DigitalizujemeFirmy.cz celých 63 % středně velkých a velkých českých firem není jistých, jestli mají data před vyděrači dostatečné zabezpečená.

Stále se tak objevují firmy, které na slepé místo v zabezpečení firemního IT přijdou až v okamžiku, kdy je pozdě – data jsou nepřístupná (to v tom „lepším“ případě), nebo už rovnou kolují veřejným internetem, kde je hackeři zveřejnili. Nejlepší ochranou je v tomto případě prevence – přistupovat k zabezpečení firemního IT zodpovědně, komplexně, a pokud ho firma nedokáže na dostatečné úrovni zabezpečit sama, poptat na něj odborníky.

Přečtěte si, jak probíhají penetrační testy, jeden ze základních stavebních kamenů IT bezpečnosti: Jak probíhají penetrační testy

Kdo (správně) nezálohuje, riskuje

Existují jen dva typy firem: Ty, které zálohují, a ty které o svá data ještě nepřišly. Pravidelné a systémové zálohování je totiž třetí pilíř (po vhodně zvoleném umístění a kybernetickém zabezpečení), na který byste měli při práci s firemními daty myslet.

Nezálohovaná data jsou potenciální rozbuškou – jejich případná ztráta totiž znamená opravdu velké komplikace v několika rovinách: Sbírání a „rekonstrukce“ dat třeba od jednotlivých zaměstnanců, je časově extrémně náročný proces. A zpět se podle našich zkušeností vrátí jen fragmenty. Firma je paralyzovaná, i jednoduché úkony trvají násobně déle, mohou se zpozdit dodávky zboží, služeb… Kromě ztráty dat tak mnohdy dochází i ke ztrátě důvěry ze strany zákazníků.

Je tu ale i druhá rovina: Pokud firma přišla například o účetnictví, v budoucnosti bude mít problém doložit vše potřebné a hrozí jí postih od finanční zprávy. A pokud se problém týkal i osobních údajů, nutně do hry vstupuje GDPR a Úřad pro ochranu osobních údajů, firmu tedy čeká další administrativa, byrokracie a mnohdy bohužel i postih za špatné nakládání s daty.

Každá firma je specifická, nicméně všechny by se měly držet několika „zlatých“ principů zálohování:

• Zálohujte tím častěji, čím větší je frekvence změn v aplikacích. Nemá smysl každý den zálohovat mzdový systém, ve kterém „jen“ jednou za měsíc účetní řeší výplaty. Pokud jste ale účetní firma, kterou živí příprava podkladů pro desítky klientů, už je každodenní záloha na místě.
• Zálohujte podle principu 3-2-1. Měly by tedy vzniknout 3 kopie zálohy, na dvou různých médiích a jedna z nich by měla být umístěná na jiném místě. Tímto jednoduchým pravidlem se tak vyhnete tomu, že by vám zůstaly prázdné ruce třeba v případě, že by nebyly dostupné všechny fyzické servery nebo by sídlo vaší firmy do základů vyhořelo. To, že je něco málo pravděpodobné totiž neznamená, že se to nestane.
• Zálohu pravidelně kontrolujte. Je v pořádku? Funkční? Dají se z ní data rychle obnovit? Jak říkají naši experti: Zálohujeme proto, abychom obnovili. Až obnova je hodnotná, nikoli záloha.
• Mějte scénář obnovy a pravidelně ji „trénujte“. Protože kdo je připraven, není překvapen. Ověříte si, jestli máte dostatečné hardwarové, ale personální kapacity na to, abyste dokázali data co nejrychleji obnovit.

Principem zálohování je co nejrychleji se dostat co nejblíže k bodu před výpadkem. Jak rychle to vaše IT zvládne? Za den, týden nebo snad měsíc? A kolik to vaši firmu bude stát?

Není divu, že se stále více firem obrací na profesionály – kteří data správně, tedy pravidelně a systémově, zálohují a kteří jsou schopni v případě potíží zajistit jejich obnovu v co nejkratším čase. Protože nejen čas, ale i data jsou peníze.

Přečtěte si další články o zálohování dat:

• Data v cloudu nikdo neodnese ani nezničí
• Nezálohujete do cloudu? Můžete mít problém…

Mějte data na dosah a v bezpečí díky službám O2

Máme ty nejlepší technologie, datové linky na páteřní síti, certifikovanou architekturu, ale především odborníky, kteří neustále dohlížejí na to, zda všechno klape. A poradí vám, jaké z našich řešení vybrat. S ohledem na potřeby vaší firmy.

• Flexibilní cloud přesně na míru potřebám vašeho IT
• Housing serverů v nejmodernějších datových centrech
• Ukládání na O2 diskové pole s bezpečným přístupem k datům odkudkoli
• Záloha firemních dat od O2 s jistotou jejich snadné a rychlé obnovy
• Pronájem serverů a datového uložiště v zabezpečených datacentrech
• Zabezpečený internet a data prostřednictvím služeb, jako jsou například Next Generation Firewall, O2 AntiDDos, Security Expert Center

Ozvěte se nám, my vám rádi poradíme a najdete pro vás řešení – komplexní, efektivní a odpovídající potřebám vaší společnosti.

Ing. Josef Vašek, produktový manažer pro cloudová řešení

Pepa ve společnosti O2 Czech Republic, a. s. odpovídá za podporu a rozvoj cloudových produktů. Díky více než 10 letům zkušeností v ICT oboru z prostředí mezinárodních firem přináší do světa O2 služeb nové myšlenky a produkty s přidanou hodnotou.