Podminky cookies

Když kancelář, tak v cloudu

Když kancelář, tak v cloudu

Když kancelář, tak v cloudu

Pro mnoho firem byl přechod na práci z domu z různých důvodů velmi složitý. Řada kancelářských aplikací je ale na práci na dálku připravena, Microsoft 365 je připraven již dlouho a dávno překonal rozměr pouhé kancelářské aplikace.

Bez kancelářských aplikací se minimálně část zaměstnanců firem obejde jen těžko. Forma jejich využívání se v posledních letech zásadně mění a výrazně orientují na práci na dálku a týmovou spolupráci. Podívejte se, jaké jsou jejich hlavní výhody.

Soubor kancelářských aplikací neodmyslitelně patří k základní výbavě pracovních počítačů a notebooků. Zdaleka nejvíce firem se dnes spoléhá na Microsoft Office, který drží mezi kancelářskými aplikacemi dlouholetou nadvládu. S velkým odstupem se ji postupně snaží narušit kancelářské aplikace z dílny Googlu a úplně vzadu o alespoň trochu pozornosti bojuje bezplatně dostupná open-source kancelářská sada LibreOffice (dříve OpenOffice.org).

Nejzákladnější kancelářské aplikace tvoří čtyři programy – pro práci s textovými dokumenty, tabulkami, prezentacemi a emaily. Takové programy by neměly chybět ve výbavě žádného kancelářského počítače.

Suverénně nejrozšířenější a nejpoužívanější Microsoft 365 (dříve Microsoft Office) prochází v posledních letech zásadním vývojem. Spočívá především ve velkém rozšíření a silném zaměření na funkce výměny souborů, spolupráci na projektech a propojení softwarových nástrojů s online službami pro týmovou spolupráci a komunikaci.

Druhá zásadní změna se týká obchodního modelu Office aplikací, kdy Microsoft zásadně upouští od distribuce klasických „krabicových“ licencí balíku kancelářských aplikací ve prospěch cloudové služby Microsoft 365 (dříve Office 365), dostupné na základě předplatného. Model předplatného přináší firmám maximální flexibilitu, kdy platí pouze za používané licence a mohou si dynamicky konfigurovat jejich počty dle svých aktuálních potřeb. Díky cloudu je pak samozřejmostí, že zaměstnanci mají k dispozici vždy nejnovější funkce bez nutnosti kupování stále nových verzí.

Online kancelář od Microsoftu

Velkou změnu ve způsobu používání kancelářských aplikací od Microsoftu znamenala dostupnost jejich online verzí, které je možné používat bez instalace do počítače v prostředí běžného internetového prohlížeče. K online kancelářským aplikacím od Microsoftu je možné přistupovat odkudkoli a z jakéhokoli počítače připojeného k internetu.

Stejně jako klasické Office aplikace nainstalované do počítače – Word, Excel, PowerPoint a Outlook – přitom i jejich online verze podporují spolupráci s kolegy z týmu nad společnými dokumenty s nabídkami, tabulkami s rozpočty nebo třeba prezentacemi pro klienty. Právě tato funkce je dnes pro mnoho firem zcela klíčová, protože velké množství zaměstnanců pracuje z domu. Nezbytná bude ale i po návratu do „normálního“ režimu, jelikož je online spolupráce nezbytná například i pro pracovníky na cestách.

Microsoft před několika měsíci přejmenoval svoji službu Office 365 na Microsoft 365. Změnil se skutečně jen název služby – obchodní model, skladba jednotlivých plánů předplatného i jejich ceny zůstaly zachovány.

Součástí služby Microsoft 365 je navíc i cloudové úložiště OneDrive, které slouží k bezpečnému ukládání všech typů souborů a jejich snadnému sdílení s kolegy. A samozřejmě nechybí ani komunikační nástroje jako Exchange server, využívaný rovněž formou předplatného, nebo Outlook pro práci s elektronickou poštou. Každá firma si může jednoduše vybrat verzi předplatného podle aplikací a služeb, které jsou do něj zahrnuté. Bez ohledu na to, jestli používají Office aplikace instalované v počítači nebo jejich online varianty, pracují uživatelé nástrojů služby Microsoft 365 vždy v důvěrně známém prostředí.

Microsoft 365 nezahrnuje pouze výše uvedené kancelářské aplikace. Licence lze doplnit např. o aplikace Microsoft Teams, Power BI, Dynamics, Intune (správa mobilních aplikací MDM) a další. Lze tedy vybírat z různých licenčních plánů, kterých je přes 350.

Webové kancelářské aplikace od Googlu

Hráčem na trhu kancelářských aplikací se v posledních letech stává internetový gigant Google se svojí službou Google Workspace, dříve nazvanou G Suite. Google ale ke kancelářským aplikacím, stejně jako nástrojům na sdílení dat a týmovou komunikaci, přistupuje od počátku zásadně odlišným způsobem než Microsoft.

Všechny kancelářské nástroje Googlu jsou k dispozici pouze jako online aplikace, dostupné prostřednictvím internetového prohlížeče – žádné programy se neinstalují přímo do počítače. To ale samozřejmě neznamená, že by nebylo možné pracovat s textovými dokumenty, tabulkami nebo prezentacemi bez připojení k internetu. Kancelářské aplikace z Google Workspace fungují i offline a k synchronizaci obsahu dojde při nejbližším připojení k internetu.

Výhodou čistě cloudového konceptu služby Google Workspace je především kompletní servis kancelářských aplikací na straně jejich poskytovatele, tedy Googlu. Do počítače uživatele není potřeba instalovat nic jiného než internetový prohlížeč – nejlépe Google Chrome. Veškeré aktualizace a upgrady funkcí online kancelářských aplikací jsou pak prováděny zcela automaticky a bez zásahu uživatele. Také výhradně online koncept kancelářských aplikací od Googlu výborně podporuje spolupráci s kolegy nad dokumenty, prezentacemi či tabulkami.

Službu Google Workspace lze využívat v komerčním režimu formou měsíčního či ročního předplatného, v různých variantách podle zahrnutých služeb a kapacity pro ukládání dat do cloudu.

Microsoft 365 nebo Google Workspace?

Existuje řada rozdílů mezi nabídkou kancelářských aplikací od Microsoftu a Googlu – počínaje již zmíněnou možností instalace klasických Office aplikací od Microsoftu do počítačů a čistě online řešením od Googlu. Další rozdíl spočívá například v dostupné kapacitě pro ukládání dat v cloudu, kdy Microsoft 365 poskytuje i v nejlevnější variantě 1 TB dat pro každého uživatele, zatímco Google se v základu omezuje na 30 GB. Pokud jde o e-maily, nabízí Office 365 navíc ještě 50 GB na každou schránku, zatímco v případě Google Workspace je čerpána kapacita uvedeného 30GB úložiště.

Všechny tradiční kancelářské aplikace z Microsoft 365, tedy Word, Excel, PowerPoint i Outlook, jsou funkčně výrazně lépe vybavené než online aplikace od Googlu, resp. e-mailová služba Gmail. V rámci předplatného služby Microsoft 365 lze navíc využívat i pokročilé funkce systému SharePoint na sdílení dat a spolupráci na projektech, funkce Business Intelligence k analýze dat nebo například nástroje na správu podnikových aplikací se zásadami skupin, telemetrií a sdílenou aktivací počítačů.

Microsoft 365 lze pořídit v několika stovkách  různých variantách plánů, které se liší zahrnutými aplikacemi, podnikovými nástroji a samozřejmě i cenou. Firma se může rozhodnout, jaké aplikace a cloudové služby budou její zaměstnanci využívat a podle toho optimálně nastavit svůj závazek k Microsoft 365.

Méně nákladů, ale více starostí

Využívat kancelářské aplikace ve firmě je možné i zdarma, díky instalaci souboru LibreOffice. Tento bezplatný open-source kancelářský balík je vyvíjen pod dohledem nadace The Document Foundation. LibreOffice vychází ze souboru aplikací OpenOffice.org, který je otevřenou verzí kancelářského balíku StarOffice.

LibreOffice obsahuje aplikace pro práci s textovými dokumenty, tabulkami a prezentacemi, stejně jako i databázovou aplikaci, alternativu k programu Microsoft Access. Všechny aplikace jsou lokalizovány do češtiny. Prostředí aplikací ze souboru LibreOffice je podobné starším verzím Microsoft Office, ale lze ho přepnout i do modernějšího designu s obdobou pásu karet z novějších kancelářských aplikací od Microsoftu.

V LibreOffice ale zcela chybí např. funkce pro sdílení souborů a týmovou spolupráci. Nevýhodou LibreOffice je také chybějící komerční podpora v případě provozních problémů. Nulové pořizovací náklady tak mohou provázet nepříjemné komplikace při hledání řešení provozních chyb, které je třeba řešit ryze svépomocí.

Je důležité vědět, že aplikace z Microsoft 365, Google Workspace i LibreOffice sice podporují stejné formáty dokumentů, tabulek či prezentací, ale v případě složitěji formátovaných dokumentů nebo třeba komplikovaných vzorců a funkcí v excelových tabulkách můžete narazit na problémy s kompatibilitou vzájemných výstupů z těchto tří různých řešení pro kancelářskou práci.

Ke službě Microsoft 365 existuje i mobilní aplikace, nazvaná jednoduše Office, která kromě práce s dokumenty, tabulkami a prezentacemi nabízí například i funkce na digitalizaci dokumentů a další užitečné kancelářské nástroje

Zásadní součástí moderních kancelářských aplikací jsou také nástroje na týmovou komunikaci. Microsoft za tímto účelem úspěšně rozvíjí svoje řešení Microsoft Teams, jehož využívání během koronavirové pandemie raketově rostlo ve firmách po celém světě. Velkou výhodou Microsoft Teams je plná integrace s kancelářskými aplikacemi Microsoftu i dalšími součástmi služby Microsoft 365. Prostřednictvím Microsoft Teams můžete realizovat online schůzky a videokonference, sdílet soubory nebo chatovat. Google za stejným účelem nabízí služby Meet a Chat, ale jejich možnosti nejsou tak bohaté a integrované s dalšími službami jako je tomu u Microsoft Teams.

Doplňkové služby k Microsoft 365

Součástí ekosystému Microsoft 365 je rovněž profesionální technická podpora a další služby poskytované certifikovanými odborníky partnerů společnosti Microsoft. O2 poskytuje k Microsoft 365 služby na třech úrovních – od nepřetržité podpory a řešení potíží, přes technickou podporou dostupnou v pracovních dnech a hodinách, až po individuálně řešené služby nadstandardní podpory.

Jednorázové služby O2 k Microsoft 365 jsou určeny pro bezproblémový start fungování Microsoft 365 ve firmě, včetně nasazení aplikací na koncové stanice, konfiguraci Exchange Online, implementace Teams a dalších kroků. O2 rovněž poskytuje adopční služby v podobě kampaně zkušených mentorů, kteří zanalyzují prostředí a potřeby a na základě dohody připraví workshop pro zaměstnance pro zvýšení jejich produktivity.

Bezstarostný provoz kancelářských aplikací vám zajistí služba O2 Office 365.

Telekomunikační a IT služby O2 pro digitalizací firmy:

 

 

Služby O2 v oblasti kancelářských aplikací:

  • Předplatné služby Microsoft 365 vám umožní snadno přizpůsobovat počet licencí kancelářských aplikací počtu uživatelů.
  • Služba Microsoft 365 zajistí bezpečné a efektivní sdílení dat i spolupráci nad společnými dokumenty v rámci týmů.
  • Centralizovaná správa služby Microsoft 365 usnadní nastavení a dodržování firemních pravidel.
  • Poskytnutí nástrojů na sdílení dat a týmovou spolupráci pomáhá potlačit vznik stínového IT.
  • S Microsoft 365 lze centrálně řešit zabezpečení citlivých podnikových dat.
  • Nadstandardní technická podpora v češtině.

 

 

Zajímá Vás, jak zefektivnit Vaši online kancelář? 

Chci vědět víc o Microsoft 365

 

Přečtěte si další zajímavé články, které by Vás mohly zajímat:

Související článek Firemní připojení k internetu: co zohlednit při výběru a nastavení?
Nahoru