Digitalizace a zaměstnanci: Jak neztratit produktivitu, zůstat efektivní a udržet firemní data v bezpečí

Digitalizace a zaměstnanci: Nové výzvy firem

V roce 2020 „vyhnala“ situace kolem nového koronaviru prakticky ze dne na den tisíce zaměstnanců z kanceláří domů. Po roce nového způsobu fungování se většina firem přizpůsobila. Novým standardem se stala komunikace na dálku. Původní apokalyptické scénáře některých manažerů o zahálejících zaměstnancích doma v pyžamu se naštěstí nenaplnily a efektivita práce ve většině případů nijak závratně neklesla. Přesto ale celých 67 % českých velkých a středně velkých firem připouští, že netuší, kolik času tráví jejich zaměstnanci v pracovní době třeba na sociálních sítích.

I přes dnes už fungující procesy je produktivita zaměstnanců pro firmy stále důležitým tématem. A hned v závěsu se drží další možnosti digitalizace, rychlé a stabilní připojení k internetu i otázky spojené s kybernetickou bezpečností. Firemní mobily, tablety a počítače spolu se zaměstnanci opustily bezpečné zázemí firemní sítě. A podle průzkumu společnosti Cisco z roku 2020 jen 12 % zaměstnanců přiznává, že zná pravidla firemní kybernetické bezpečnosti a dokáže je aplikovat při práci z domova.

Jak české firmy řeší otázky bezpečného připojení k internetu, efektivní komunikaci na dálku a ochranu citlivých firemních dat? Na tyto otázky nám během února až duna 2021 odpověděli zástupci 850 českých velkých a středních firem.

Náš projekt DigitalizujemeFimy.cz stále běží. Vyplňte si dotazník a dozvíte se, jak je na tom s digitalizací vaše firma, jaká případná rizika se vás týkají a jak jim můžete snadno předejít.

Dopady pandemie na digitalizaci: Jaké výzvy firmy nejčastěji řeší Výzva č. 1: Přístup zaměstnanců k aktuálním informacím

Pro hladký průběh práce na dálku potřebují firmy hlavně správně fungující nástroje na komunikaci mezi všemi členy týmu. Snadné sdílení informací, firemních dat a dokumentů jsou totiž klíčové pro udržení efektivity práce. Jinak komunikace vázne, informace se nedostanou, kam mají, spolupráce stojí a produktivita klesá.

66 % českých firem v našem průzkumu uvedlo, že se jejich zaměstnanci zvládnou bez problému propojit přes videohovory. Stále však dochází k situacím, kdy se zaměstnanci nemohou dostat k firemním dokumentům při práci z domova nebo v terénu. Tuhle skutečnost v našem průzkumu přiznalo 40 % českých firem.

Digitalizaci také napomáhá rozšíření rychlé, spolehlivé a bezpečné 5G sítě. Přečtěte si článek, kde jsme popsali, jak ovlivňuje 5G síť logistiku. A psali jsme i o tom, jaké změny a možnosti přináší 5G síť do dopravy i veřejného sektoru.

Větší produktivitu zaměstnanců zajistí:

Snadný přístup k firemním dokumentům odkudkoli – zaměstnancům by měl stačit počítač, tablet nebo mobil a připojení k internetu, aby se i z domova dostali k potřebným dokumentům, informacím a souborům.
Sdílení vždy aktuálních informací přes vhodné nástroje – nemělo by se stávat, že každý zaměstnanec má k dispozici jinou verzi souboru a komentuje například už dávno zapracované změny. Zaměstnanci by se měli naučit využívat všech možností, které dnešní kancelářské aplikace nabízejí – ať už jsou to skupinové či individuální chaty a hovory, sdílení dokumentů, společné nástěnky s úkoly nebo sdílený kalendář.

Jednoduché řešení přitom nabízí třeba přesun celé kanceláře do cloudu. Díky online kanceláři od Microsoftu, který zajišťuje provoz služeb v balíčku Office 365, získají zaměstnanci přístup ke všem důležitým firemním souborům odkudkoli. Nepotřebují ani instalovat jednotlivé aplikace do počítače, stačí jim k tomu internetový prohlížeč a přístup k internetu.

Výzva č. 2: Stabilita připojení (nejen) na home office a přehled o vytíženosti datových linek

Během pandemie Covidu 19 se internetový provoz českých firem zvedl až o třetinu. Celých 32 % českých firem přitom nemá přehled o vytíženosti svých datových linek. Přetížení firemní sítě přitom v sobě skrývá rizika pro firmu, zaměstnance, zákazníky i klienty.

Bez kvalitního, stabilního a rychlého připojení se dnes už téměř žádná firma neobjede. Většina i těch nejdůležitějších schůzek s klienty se během pandemie přesunula do virtuálního prostředí aplikací Teams nebo Zoom a i zaměstnanci potřebují zůstat v kontaktu se svými kolegy.

Přetížení firemní sítě se může projevit jako nedostupnost služeb, pomalé nebo problematické načítání webových stránek, případně zpomalení firemních aplikací. Jiné firmy ale naopak čelí opačnému problému a tím je předimenzovaná síť, která zase představuje pro firmu zbytečné náklady navíc.

Dalším strašákem je pak úplný výpadek internetu. Bez zálohovaného připojení pak firmy riskují jak finanční ztráty tak i pošramocenou reputaci. Z našeho průzkumu přitom vyplynulo, že celých 53 % firem nemá nijak zálohovaný internet.

Pro přehled o vytíženosti firemní sítě můžete použít monitoring datových linek eWatch. Získáte nepřetržitý dohled nad tím, v jakém stavu jsou vaše datové linky, přehled o plánovaných odstávkách služeb a zkontrolujete si plnění jednotlivých SLA.

Výzva č. 3: Dostatek dat při práci na home office a snadná dostupnost do firemní sítě

Podle našich dat celých 40 % zaměstnanců firem zažilo situaci, kdy se nemohli při práci na dálku dostat k firemním dokumentům a důležitým informacím. Přitom právě kvalitní připojení a hlavně dostatek dat i při práci z domova jsou naprosto zásadní pro udržení jejich efektivity a produktivity.

Výpadky domácího Wi-Fi připojení nebo kolísání kvality internetu může firma řešit třeba dostatkem mobilních dat a možností kdykoli navýšit datový balíček. Přes mobilní LTE připojení si pak zaměstnanci mohou vytvořit mobilní hotspot a připojit se odkudkoli potřebují.

Bezpečný přístup ke všem firemním aplikacím pak zajistí zabezpečená VPN, díky které se zaměstnanci dostanou do firemní sítě i z domova. Velké bezpečnostní riziko totiž představují různá domácí zařízení, které nejsou pod přímou kontrolou firemních „ajťáků“.

Přehled o tom, jaká zařízení se připojují do firemní sítě totiž stále nemá 32 % českých firem. Přitom právě zastaralá zařízení, neaktualizovaný software nebo i nezabezpečený domácí router představují pro firmy bezpečností riziko.

O tom, jak zaměstnanci často nevědomky třeba právě používám vlastních zařízení ohrožují firemní data si přečtěte i v článku Nejčastější kyberprohrešky zaměstnanců a jak se jim snadno vyhnout.

Výzva č. 4: Jak si pohlídat bezpečnost připojení i firemních dat

Podle zprávy Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost se s kybernetickým útokem potýkala v roce 2020 téměř každá česká firma. Celých 40 % z nich pak ohrožoval zákeřný typ škodlivého softwaru, tzv. ransomware. Při ransomware útoku dojde k zašifrování citlivých firemních dokumentů.

Útočník pak požaduje vysoké výkupné, aby data opět zpřístupnil. Finanční škody při ransomwarovém útoku šplhají velmi vysoko a ohrožují hlavně pověst firmy. Navíc nemáte po takovém útoku jistotu, že se nebude opakovat.

Proto je v kybernetické bezpečnosti klíčová hlavně prevence, neustále vzdělávání zaměstnanců, šíření relevantních informací ohledně bezpečnosti a také více vrstev zabezpečení.

Bezpečnostní rizika jsou při práci na dálku o to větší. Odpadá totiž pravidelné setkávání zaměstnanců, kteří by mezi sebou sdíleli informace o možných rizicích (například se upozorní na podezřelý e-mail apod.). Zároveň jsme na home officu mnohem častěji vystaveni různým rušivým elementům – máme doma děti, je tam často větší ruch, věnujeme se u práce i dalším činnostem. Snadněji pak dojde k ohrožení bezpečnosti firemních dat právě z nepozornosti nebo nedostatku soustředění na práci.

Jakých nejčastějších bezpečnostích rizik se dopouští zaměstnanci (nejen) při práci na dálku:

Ponechání notebooku bez dozoru – ponechat nezamčený firemní počítač volně ležet například v kavárně nebo jiném veřejném prostoru představuje zbytečné riziko ztráty firemních dat.
Otevření podezřelé přílohy v e-mailu – bez účinného antispam filtru se do firemní e-mailové schránky mohou dostat podvodné a phishingové zprávy i nebezpečné přílohy. Cílem phishingových útočníků je především vylákat z důvěřivých lidí citlivé údaje – nejčastěji přihlašovací údaje do firemních systémů nebo i hesla k internetovému bankovnictví.
Ignorování softwarových aktualizací – zastaralý software představuje lákavý cíl útočníků, kteří využijí každou slabinu, aby do firemní sítě pronikli. Zaměstnanci často v zápalu práce pravidelné aktualizace odkládají nebo rovnou ignorují.
Návštěva potenciálně nebezpečných webových stránek – přehled o tom, co dělají v pracovní době zaměstnanci nemá celých 67 % českých firem. Přitom tady platí heslo „důvěřuj, ale prověřuj a nezapomínej na účinný firewall“. O2 Next Generation Firewall všechny případné hrozby z podivných internetových stránek blokuje. Zaměstnanci se na ně nedostanou a nemohou tak do firemní sítě zanést viry, trojské koně nebo stáhnout nejrůznější malware.

Podle dat ze zprávy NÚKIB se 88 % českých firem dlouhodobě potýká s nedostatkem odborníků na kybernetickou bezpečnost. Firmám tak chybí specialisté, kteří by bezpečnostní rizika správně rozpoznali a dávali doporučení pro další postup. Proto firmy stále častěji outsourcují a pronajímají si tým bezpečnostních expertů formou služby.

O celkovou ochranu vaší firemní datové sítě se mohou postarat odborníci z dohledového centra O2 Security Expert Center. Zabezpečí komplexní monitoring vaší IT infrastruktury a eliminují tak rizika spojená se ztrátou, odcizením nebo zneužitím firemních dat.

V oblasti digitalizace, zabezpečení a zajištění plynulého chodu IT vás snadno zorientujeme. Digitalizace a bezpečnost řešíme jako komplexní technologické řešení, a zároveň víme, že představuje i investice do neustálého vzdělávání zaměstnanců.
Zjistěte, jak je na tom s úrovní digitalizace vaše firma. Obraťte se na nás. Najdeme řešíme, které vám přesně sedne.

Přečtěte si i další články, ve kterých se dozvíte, jak české firmy zvládají výzvy digitalizace.