Českou veřejnou správu čeká další krok v digitalizaci. Nová pravidla postupně zpřísní požadavky na elektronické vedení dokumentů a využívání atestovaných elektronických systémů spisové služby. S tím poroste i význam bezpečného a dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů.
O2 už takové řešení má v podobě platformy O2 STA (Smart Trusted Archive). Tu už několik let využívá samotné O2, CETIN a další společnosti. O2 STA navíc nově získala dvě nezávislé certifikace potvrzující soulad s českými požadavky na archivaci elektronických dokumentů i připravenost řešení na dlouhodobý provoz a rozvoj.
Smlouvy, faktury, dokumenty z datových schránek nebo personální dokumentace dnes vznikají převážně elektronicky. Jenže samotné uložení souboru na server nebo do cloudu nestačí. U důležitých dokumentů je potřeba i po mnoha letech prokázat, že jsou pravé, nikdo je nezměnil a kdy přesně vznikly.
Právě k tomu slouží O2 STA (Smart Trusted Archive), interní platforma společnosti O2 Czech Republic pro bezpečné a dlouhodobé ukládání elektronických dokumentů. O2 ji samo používá například pro archivaci dokumentů z datových schránek a nabízí ji také firmám a institucím.
„V dnešní době už nestačí dokument pouze zdigitalizovat a uložit. U smluv, dokumentů z datových schránek i dalších elektronických dokumentů opatřených například elektronickým podpisem nebo pečetí potřebujeme zajistit, aby bylo možné jejich pravost a neměnnost prokázat i za deset nebo dvacet let. O2 STA proto funguje jako digitální trezor, který pomáhá jejich důvěryhodnost dlouhodobě zachovat,“ říká ředitel prodeje ICT řešení v O2 Tomáš Linhart.
O2 STA není jen místo, kam dokumenty uložíte. Díky kvalifikovaným časovým razítkům a jejich automatickému prodlužování pomáhá zajistit, aby si elektronické dokumenty zachovaly svou důvěryhodnost i po dlouhé době. Zároveň umožňuje kdykoli prokázat jejich integritu, časové určení a důkazní hodnotu. Do archivu lze ukládat například datové zprávy, smlouvy, faktury, účetní doklady nebo personální dokumentaci.
O2 STA má za sebou nezávislé ověření
O2 STA prošlo nezávislým ověřením právě v době, kdy význam elektronické správy dokumentů dál roste. Výsledkem jsou dvě certifikace od Elektrotechnického zkušebního ústavu, kterým předcházel rozsáhlý audit a čtyři měsíce příprav.
První certifikace potvrzuje soulad řešení s požadavky české legislativy na správu a dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů a vybranými částmi Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Druhá certifikace, udělená podle mezinárodní normy ISO/IEC/IEEE 15288:2023, potvrzuje, že má O2 nastavené procesy pro celý životní cyklus řešení – od jeho bezpečného provozu a správy až po další rozvoj. O2 ji pro svůj ICT produkt získalo vůbec poprvé.
„Zákazník si nevybírá jen technologii, která funguje dnes. Potřebuje vědět, že se o ni dodavatel dokáže starat i za několik let, bezpečně ji provozovat a dál rozvíjet. Certifikací chceme zákazníkům dát jistotu, že nemyslíme jen na bezpečnost našich ICT řešení, ale i na jejich dlouhodobou budoucnost a udržitelnost,“ doplňuje Hynek Vála, který má O2 STA na starosti.
Připraveno i na další digitalizaci veřejné správy
Nové požadavky na elektronické systémy spisové služby se budou týkat části veřejné správy včetně měst a obcí. Přesný harmonogram jejich zavádění je aktuálně předmětem legislativních změn.
O2 STA samo o sobě není elektronickou spisovou službou. Se spisovou službou ho ale lze propojit a využít pro bezpečné a dlouhodobé uchovávání dokumentů. Může fungovat také samostatně nebo jako součást jiného systému pro správu dokumentů. Provozovat ho lze přímo u zákazníka nebo v O2 Cloudu.
S pokračující digitalizací tak nebude důležité jen to, kam elektronické dokumenty uložit, ale také jak zajistit, aby jim bylo možné důvěřovat i po mnoha letech.
