Digitalizace HR procesů se stává klíčovým trendem v moderním podnikání. Firmy po celém světě přecházejí na digitální platformy, aby zefektivnily personální práci, zlepšily zaměstnaneckou zkušenost a ulehčily přírodu. Jednou z předních českých firem v oblasti digitalizace je operátor O2. Spustil novou webovou aplikaci, která umožňuje nastupujícím zaměstnancům vyřídit důležité formality přímo ze svého mobilu. Šetří, čím tisíce hodin práce, tuny papíru, a především umožňuje pohodlný nástup novým zaměstnancům.
Všichni zaměstnanci, kteří od července 2024 do O2 nastupují, mají rychlý a pohodlný nástup, a to bez zbytečného tisknutí a posílání smluv. Nová aplikace Začínám v O2 přehledně sdružuje všechny nástupní dokumenty, potřebné úkony, benefity, harmonogram prvního dne i další informace.
A jak aplikace funguje?
Ve chvíli, kdy zaměstnanec dostane nabídku práce od O2, ji může přijmout už prostřednictvím nové aplikace. Po akceptaci kompletuje svůj profil podle potřebných kroků k nástupu. „Pracovněprávní dokumenty, které máme ve smluvním vztahu se zaměstnancem, jsou nyní v elektronické podobě. Zaměstnanci mohou ze svého mobilu do aplikace nahrát potřebné podklady pro nástup, vyplnit vstupní dotazník i podepsat pracovní smlouvu,” říká Lucie Ptáková, manažerka Reward & HR Operations, která se svým týmem stojí za vývojem aplikace.
Aplikace obsahuje také veškeré informace, které nové zaměstnance obvykle zajímají. Zjistí více o benefitech nebo třeba harmonogramu prvního dne. „Do práce tedy zaměstnanec nově přichází až v den nástupu, protože má už vše vyřešené dopředu. Žádné papírování a zdlouhavé pročítání smluv už nikoho nečeká,” dodává Ptáková.
K podepisování smluv elektronicky je potřeba mít funkční Bank iD. Pokud ho zaměstnanec ještě nemá, jednoduše si ho jednou návštěvou ve své bance aktivuje. Případně lze také smlouvu podepsat na signpad, tedy podpisovou destičku, stejně jako se podepisují zákazníci v O2 Prodejnách.
Rychle, snadno a ekologicky
Nová digitální aplikace přináší řadu výhod nejen pro nastupující zaměstnance, ale také pro personální oddělení a životní prostředí.
Šetří čas: Administrativní práce s personálními dokumenty zabere ročně tisíce hodin. Díky aplikaci se uvolní ruce personalistkám i manažerům, kteří se tak mohou soustředit na co opravdu potřebují.
Je přehledná a dostupná: Zaměstnanec, který nastupuje do O2, vyřídí vše potřebné v klidu a z pohodlí domova. Buď ze svého telefonu nebo z počítače. Vše má pak přístupné kdykoliv a kdekoliv přehledně na jednom místě.
Myslí na přírodu: Už žádné hromady papíru. A to znamená méně tisku, odpadu, a vynaložených nákladů na dopravu dokumentů například z prodejen na centrálu a do archivu. Dříve bylo ke každému nástupu potřeba až 40 listů papíru. S novou aplikací Začínám v O2 se spotřeba papíru sníží na nulu. Ročně tak O2 ušetří více než 3 tuny papíru.
Od nápadu k plně funkční aplikaci za pár měsíců
Vývoj nové aplikace Začínám v O2 probíhal plně za pomocí dostupných technologií ve firmě. Celý projekt stojí za HR oddělením, které si k ruce přizvalo specialisty rozvoje systému a další kolegy a kolegyně z IT. Záštitu a podporu získali samozřejmě od managementu společnosti. Dodavatelsky je zřízená pouze funkčnost digitálního podpisu smluv.
První konkrétní nápady se zrodily v létě roku 2023 a během září pak vznikaly prvotní návrhy aplikace. Během necelého roku se operátorovi podařilo vytvořit vlastní aplikaci. Na jaře 2024 probíhalo ještě testování a nyní v červenci už je aplikace plně v provozu, dostupná pro všechny nastupující zaměstnance.
S digitálním zpracováním dokumentů se už dlouhodobě potkávají i stávající zaměstnanci O2. „Díky našim inovacím si mohou zaměstnanci během chvíle elektronicky vyřídit daňové prohlášení nebo upravit číslo bankovního účtu pro výplatu mzdy, aniž by museli kontaktovat personální oddělení. Stejně tak když ve firmě mění pozici, přesouvají se do jiného týmu nebo si třeba zkracují úvazek. Dokument je doručen v digitální podobě a zaměstnanec ho na pár kliků elektronicky podepíše. Tyto kroky nám pomáhají vytvářet moderní a příjemné pracovní prostředí, ve kterém se mohou soustředit, na co opravdu potřebují,” vysvětluje Linda Pírková, která je v O2 zodpovědná za personálně-mzdovou agendu.
Sdílení zkušeností a nápadů
Pro neustálý rozvoj a inspiraci se zástupci za O2 setkávají i s dalšími firmami, aby sdíleli své zkušenosti. „Tvoříme komunitu lidí z malých, velkých i středních firem, kteří se aktivně podílejí na diskusích a výměně nápadů. Tato setkání nám poskytují poznatky pro rozvoj našich projektů a inspiraci pro zlepšování zaměstnanecké spokojenosti,“ vybízí k zapojení do komunity Lucie Ptáková.
