Když se vzdálenost pracovních míst dvou kolegů zvětší z 5 na 15 metrů, klesá vzájemná komunikace během pár dní na méně než polovinu. Alespoň to tvrdí Allenova křivka, výsledek 20letého výzkumu odborníků z MIT. Aktuální stav, kdy kolegy už několik týdnů nedělí metry, ale mnohdy desítky kilometrů, týmové komunikaci a soudržnosti tedy nepřeje. A klade ohromné nároky na manažery, které takové týmy vedou.
2krát více otázek, o 30 % více času potřebného na běžnou komunikaci. Přetížení tahouni na straně jedné a ti, co se do ničeho nehrnou, na druhé straně. Klesající motivace, padající produktivita… a mezi tím vším nejspíš vy – jako lídr, který se musí popasovat s přízviskem „virtuální“. Máme pro vás tipy, jak vše zvládnout.
Zajistěte základní životní funkce
… teď máme na mysli primárně ty technické. Základem fungujícího home officu, respektive týmu, který pracuje na dálku, jsou bezchybně fungující technika, sjednocené platformy pro komunikaci a… dostatek dat. Jak prosté, milý Watsone!
Nutné technologické minimum pro práci z domova jsme pro vás sepsali. A považujeme ho za nezbytný základ dalších tipů a rad.
Komunikujte. Klidně krátce, ale často
Lidé čerpají energii už jen z toho, že jsou spolu, respektive, že spolu komunikují. I proto jako vedoucí týmu plánujte pravidelná (a klidně i krátká) společná setkání. Ideálně ve stejné časy a ve stejné dny. V mnoha týmech se během dlouhodobých home officů osvědčily ranní „stand-upy“ (nebo chcete-li check-iny), během kterých můžete probrat agendu na daný den nebo vytížení jednotlivých členů týmu. Pokud je naplánujete na ráno, můžou být pro většinu týmu i pomyslným startem pracovního dne.
Trvejte na videocallech: Buďte vidět
Pokud to jen trochu jde, vyměňte během období home office klasické maily za telefonáty nebo ještě lépe videohovory. 1 mailová zpráva je původcem průměrně 3 dalších. Psaná komunikace je tak neefektivní a pomalá. Díky vizuálnímu kontaktu během callu naopak zjistíte, jestli váš nápad protějšek přijímá, nebo nikoli.
| TIP: Videoschůzky nejsou tak datově náročné, jak si možná myslíte. Hodinové setkání přes Skype nebo Teams ukousne asi 50 MB dat, Messenger si vezme zhruba polovinu. Zásadní je ale stabilní internetové připojení a dostatečný objem mobilních dat. V Moje O2 navíc můžete nastavit automatický hromadný dokup mobilních dat například podle rolí a pozic ve firmě, takže každý dostane, co potřebuje, a náklady zůstanou pod kontrolou. |
Nastavte SMART cíle
Jednoznačnost a srozumitelnost. To jsou během práce z domova dva základní stavební kameny, na kterých byste měli postavit svou komunikaci k týmu. A týká se to i cílů, kterých mají jednotliví členové dosáhnout. Odborníci doporučují (například v knížce o projektovém řízení Projekt Woodoo) nastavit takzvané SMART cíle. Tedy takové, které jsou Specifické, Měřitelné, Akceptovatelné, Realistické a Termínově ohraničené.
V aktuální situaci pak doporučují neřešit, respektive akceptovat, jestli se dotyční k výsledkům doberou v nestandardní čas (například kvůli dětem, které zůstaly doma) nebo z azylu na chalupě. Klíčové jsou výsledky, nikoli cesta k nim.
Hledejte pozitiva a chvalte
Ač k tomu online komunikace svádí, myslete na to, že na druhé straně nesedí virtuální avataři, ale skuteční lidé. Dost možná nervózní, nejistí a unavení. Pokud se dopustili boty, dejte jim to vědět. Soukromě, bez emocí a konstruktivně (ostatně, tak by měla zpětná vazba vypadat vždycky). Ještě víc se ale zaměřte na chválu a tu naopak veřejně sdílejte. Vzájemné sdílení úspěchů navíc týmu dodá energii a motivaci.
Nejen prací živ je člověk
Kromě pracovních schůzek plánujte i nepracovní virtuální setkání. Ať už je to společná snídaně, nebo kafe po obědě. Dostane se tak i na nepracovní témata, a vy tak získáte cenný přehled o tom, co se u vašich lidí děje. Tedy informace, které byste si za běžné situace vyměnili třeba v kuchyňce.
Aktivně se také zajímejte o to, jestli se vašim lidem daří udržovat balanc mezi pracovním a osobním životem. Varovným signálem by pro vás mělo být například to, že vám od jednoho člena týmu chodí maily extrémně brzo ráno, ale stejně tak i velmi pozdě večer. V takovém případě zbystřete: Nemusí jít o změnu biorytmů, ale dost možná o neschopnost najít a dodržovat hranice pracovního života.
Neslevujte z nároků na bezpečnost
Zatímco na jaře byl přechod do domácích „kanceláří“ překotný a IT mnohdy přivřelo oči nad nedodržením všech standardů (ostatně hackeři pak měli žně), teď už prostor na bezpečnostní chyby není. Mrkněte se na článek Home office versus bezpečnost a aktivně se zajímejte, jestli vaši zaměstnanci pravidla dodržují, nebo hledají kličky. V přístupu k zabezpečení pak není pro benevolentnost místo. Ostatně, kybernetický útok by mnoho firem paralyzoval více než kdy jindy.
Pokud si nevíte rady s technickými záležitostmi, nebo tápete právě v oblasti zabezpečení, obraťte se na nás. Jsme tu pro vás, ať už pracujete odkudkoli.
Další zajímavé články o práci z domova:
