Přetavte krizi v příležitost díky digitalizaci

Současná koronavirová krize výrazně urychluje přechod firem do digitalizovaných prostředí

Vzpomínáte si ještě na svou první zkušenost s používáním chytrého telefonu? Byli jste zpočátku k jeho používání skeptičtí a trvalo vám, než jste se naučili používat všechny jeho nové funkce? Nejste v tom sami, prošel si tím téměř každý. Skutečnost je ale taková, že jakmile si zvykneme, počítače a internet nám značně ulehčují život a pomáhají nám být flexibilnější a efektivnější. Nyní je používáme na denní bázi a většina z nás si bez nich život už nedokáže ani představit.

Digitální doba je nevyhnutelná

Podobný milník jako kdysi chytré telefony dnes představuje digitalizace v podnikání. Ta může nejprve představovat velkou překážku – investice, nutnost restrukturalizovat svůj byznys model, vzdělat své zaměstnance – to vše nás od tohoto kroku může odrazovat. Nicméně, jakmile učiníme změnu a adaptujeme se na ni, budeme ji každý další den oceňovat. Nejen podnikatelé a majitelé firem, ale i samotní zaměstnanci, kterým pomůže zvýšit efektivitu a výrazně usnadnit práci. To se pak projeví i na spokojenějších zákaznicích a s tím spojených zvýšených prodejích a větších tržbách.

Kde je digitalizace pro některé obory pouhou výhodou, může pro jiné být nutností a otázkou existence. Vývoj jde stále kupředu a podle studie Centra DBT ztratí v následujících pěti letech své pozice na trhu až 40 procent firem, které svým oborům dosud dominují. Budou to ale především ty společnosti, které nezvládnou přechod a následnou adaptaci na změny spojené s příchodem průmyslu čtvrté generace.

Další takovou existenční překážkou může být letošní epidemie viru COVID-19 a s ní spojená restriktivní opatření, jako například plošný lockdown či karanténa vašich klíčových zaměstnanců. Taková opatření, na tento stav značně nepřipravené české ekonomice, způsobovaly ztráty ve výši 4 miliard korun každý den. V tuto dobu objevila část malých a středních podniků akutní potřebu digitalizovat firemní komunikaci a podniková data, a to vše zaštítit stabilním a bezpečným internetovým připojením. To mimo jiné potvrdil letošní průzkum společnosti International Data Corporation (IDC), který dokládá plošnou snahu firem investovat především do transformování pracoviště (primárně pro plně online dostupnost), zvýšení odolnosti digitální infrastruktury, online propojování pracovních týmů, operací a partnerů a také programů na zlepšení customer experience.

Modernizace z donucení

Opravdových vizionářů není ve firmách tolik, proto jde digitalizace u nás vpřed pomaleji. Většina z firem jedná především v reakci na chování svých zákazníků. Jenže ti v současné složitější době začali mnohem více využívat online obchodů, služeb a dalších procesů. Výrazně roste počet online karetních transakcí a zákaznické nákupní preference se přesouvají do bezkontaktní domény.

Epidemie viru COVID-19 a sní spojená vládní opatření spolu se strachem zákazníků z nákazy, ale mohou být značně zdlouhavé a trvat i více než jeden rok. To je už dostatečný čas na to, aby se nové chování zákazníků, včetně jejich preferencí, stalo trvalým stavem. Potřeba digitalizace tak byla epidemií výrazně urychlena a postavena na úroveň nevyhnutelného kroku.

Digitalizace vašeho podnikání však může představovat nejen nástroj, jak zmírnit dopady této krize, ale zároveň jej také posunout do další generace podnikání. Máte tak jedinečnou příležitost přetavit krizi v příležitost modernizací svého podnikání a stále ještě získat i náskok před konkurencí.

S čím začít a na co se při digitalizaci zaměřit

Základním stavebním kamenem pro úspěšnou digitalizaci je stabilní a zabezpečené internetové připojení, na kterém poběží online prostředí. Zde je nutné klást důraz na rychlost stahování a odesílání dat, která pokryje potřeby firemní sítě, a dostatečné ochraně před viry a spamem.

Zaměstnancům, kteří jsou nuceni vlivem okolností pracovat z domova, můžete buď zřídit vzdálený přístup k firemnímu serveru nebo jim zajistit vlastní internetové připojení pro pracovní účely. Toto připojení může mít podobu pevného nebo mobilního internetu.

Spolehlivě propojená a zabezpečená síť vám umožní efektivně monitorovat práci svých zaměstnanců a také zajistí ochranu před kybernetickými útoky jak zvenčí, tak zevnitř. Například v případě bezpečnostních přešlapů uživatelů uvnitř vaší sítě.

Potřebujete dokonale chráněná data

Dalším krokem je zřízení cloudového úložiště s vlastním datovým centrem. To vám během krize umožní zálohovat veškerá firemní data na externí server, který je přístupný kdykoli a odkudkoli. Nemusíte řešit jeho restarty, aktualizace, výměny disků nebo třeba dlouhodobý výpadek proudu, stejně jako nedostupnost o víkendu nebo když se zrovna z nějakého důvodu nemůžeme osobně dostavit do firmy.

Data a dokumenty v cloudu můžete dlouhodobě archivovat a v případě potřeby efektivně sdílet se zaměstnanci. Snadno nastavíte úroveň přístupu podle pracovních pozic zaměstnanců. Naprostou samozřejmostí je špičkové zabezpečení takového uložiště a zálohování dat.

Kancelářské aplikace dostupné odkudkoli

V nejisté době měnících se vládních opatření během pandemie koronaviru, či při jakýchkoli jiných krizových událostech, které vám a vašim zaměstnancům znemožní po delší dobu přístup na pracoviště, jsou klíčové kancelářské aplikace dostupné i během práce z domova. Co je důležité, tyto aplikace by měly umožnit vzájemnou spolupráci vašich zaměstnanců a sdílení práce na společných dokumentech.

Nejrozšířenějším řešením těchto potřeb je balíček kancelářských programů Microsoft Office 365, který vám mimo tradiční užitečné aplikace jako Word, Excel, Powerpoint, Outlook nebo Teams, pomohou společně pracovat na stejném projektu, bez nutnosti osobního setkání. Dokumenty si vy i vaši zaměstnanci můžete mezi sebou efektivně sdílet a komentovat své vlastní kroky v přehledném rozhraní.

Office 365 podporuje také skupinové online video hovory, které mohou pohodlně nahradit konference bez nutnosti osobní přítomnosti. Takové nástroje ocení za běžného provozu i vaši externí spolupracovníci nebo osoby na rodičovské dovolené, které nechtějí úplně přerušit svou kariéru a oceňují práci z pohodlí domova.

Základ, a co dál?

Díky výše zmíněným nástrojům bude vaše firma připravena na spolehlivý a bezpečný provoz v online prostředí. Jedná se o základní „konfiguraci“, míra digitalizace ale může být samozřejmě mnohem vyšší. Ambiciózní firma potřebuje promyšlené webové stránky spojené případně i s eshopem, optimalizované pro SEO a napojené na měřicí nástroje, aby dokázala analyzovat chování svých zákazníků a přizpůsobovat mu operativně nabídku produktů a služeb. Se zákazníky by měla komunikovat nejen prostřednictvím webu nebo eshopu, emailů nebo hromadných zpráv, ale také všudypřítomných sociálních sítí. Dříve tak populární letákové kampaně dnes střídají online propagace a PPC reklama, které jsou na rozdíl od papírových letáků měřitelné a přesně ukážou, jaký měly jednotlivé bannery a kampaně úspěch u zákazníků.

Váš web (nebo cloud) může obsahovat také speciální sekce dostupné po přihlášení. K takovým patří jak zákaznické sekce, tak i intranet pro ukládání firemních dokumentů a interakci zaměstnanců. Do online prostředí vašeho webu můžete napojit i firemní informační systémy, docházku, účetnictví, digitalizovat a zpřístupnit zaměstnancům vybrané dokumenty.

Obrovský potenciál skýtají sítě pro internet věcí (IoT), a to nejen jako příležitost pro podnikání, ale také pro větší přehled o dění ve vaší firmě, zabezpečení firemních prostor nebo koncept tzv. chytrého domu s inteligentním řízením chování jednotlivých spotřebičů. Internet věcí pomůže zefektivnit váš čas a ušetřit náklady také díky možnosti monitoringu procesů od výroby až po dodání produktů; můžete tak sledovat třeba pohyby stavebních kontejnerů, automobilů v terénu nebo stav vašich strojů. Díky IoT můžete také odečítat energie na dálku pomocí Smart meteringu a mít tak dokonalý přehled o spotřebě energií ve všech vašich nemovitostech.

Výsledkem úspěšné digitalizace je zkrátka plně zabezpečená a stabilní síť nejrůznějších služeb, spojující vás, vaše data a vaše zaměstnance do jednoho efektivního a flexibilního celku, který žádná krize nemůže rozhodit.

Kontaktujte nás a nezávazně se informujte o možnostech, které vám digitalizace a další ICT řešení pro firmy od O2 nabízejí.

Jaroslav Slavíček, produktový manažer pro síťovou bezpečnost                                                            Jaroslav se ve společnosti O2 Czech Republic a.s. specializuje na rozvoj bezpečnostních služeb s cílem minimalizovat našim klientům dopady kybernetických hrozeb. Vystudoval Dopravní fakultu ČVUT se zaměřením na Automatizaci v dopravě a telekomunikacích. 5 let působil na Českém telekomunikačním úřadě v odboru regulace telekomunikačních sítí a služeb. Od roku 2006 se pohybuje v telco společnostech, kde se zabývá strategickým plánováním a rozvojem služeb v oblastech Datová centra, Cloud, Storage, Backup a Security.odpovídá za rozvoj ICT služeb. Je odborníkem na cloud, datová centra a kybernetickou bezpečnost. Ve společnosti pracuje od roku 2018.